30 september 2019 is de deadline voor het bestaande VZW's om zich in orde te stellen met de verplichting om bepaalde personen te registreren in het UBO-register.
Elke bestaande VZW moet dus actie ondernemen!
Wij zetten alles praktijkgericht op een rijtje aan de hand van 5 vaak gestelde vragen.
Vraag 1: wie zijn uiteindelijke begunstigden in een VZW?
Het klinkt een beetje tegenstrijdig om te spreken van een “uiteindelijk begunstigde” in een VZW. In een VZW geldt immers een winstuitkeringsverbod.
Toch legt de voornoemde wet én het nieuwe Wetboek onderstaande verplichtingen op aan VZW’s.
De uiteindelijke begunstigde worden dan gezien als de personen die “zeggenschap of beslissingsrecht” hebben over de VZW en meer bepaald kunnen beslissen “hoe het vermogen van de VZW kan worden gebruikt om het belangeloos doel te realiseren”.
De voornoemde wet omschrijft ook wie de uiteindelijke begunstigden zijn in een VZW. Het gaat om:
Vraag 2: wat moet het bestuur van uw VZW nu juist doen?
Het bestuursorgaan van de VZW moet verschillende zaken doen:
Informeer de uiteindelijke begunstigden van je VZW & verzamel de nodige gegevens
Contacteer de uiteindelijke begunstigden van je VZW. Het KB bepaalt dat dit moet gebeuren “op een duurzame drager”. Gebruik dus een brief.
Je moet in deze brief het volgende doen:
Informeer hen over hun rechten en plichten als UBO
Verzamel de nodige gegevens
Informeer hen over het feit dat:
de VZW verplicht zal zijn om de gevraagde informatie mee te delen in het kader van het UBO-register
de gegevens geregistreerd en opgeslagen zullen worden
de Administratie van de Thesaurie belast is met het beheer van het register en dat men de Algemene Administratie van de Thesaurie kan bereiken op het volgende adres: ubobelgium@minfin.fed.be.
er bepaalde entiteiten toegang hebben tot het register
men recht heeft om kennis te nemen van de gegevens die geregistreerd staan
gevraagd wordt om gegevens te corrigeren als ze niet juist zouden zijn
de gegevens een bepaalde termijn bewaard worden
Verzamel de nodige gegevens
De VZW moet dus in de brief zelf initiatief nemen om bepaalde gegevens op te vragen van de uiteindelijke begunstigden.
Het betreft minstens volgende gegevens:
naam en eerste voornaam;
geboortedatum
nationaliteit(en);
volledige verblijfsadres
de datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden.
Rijksregisternummer of bisnummer, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
de categorie(ën) van UBO’s waartoe men behoort en indien dat
Zorg dat deze gegevens correct en actueel zijn
Verzamel eventuele bewijsstukken, zodat je kan aantonen dat de gegevens accuraat en actueel zijn (bv. identiteitskaart, statuten,…)
Maak de gegevens over aan het UBO-register
Dat moet gebeuren binnen de maand. Daarna moet de juistheid van het register jaarlijks worden bevestigd. Het overmaken van de gegevens gebeurt online: registreren door je aan te melden op het MyMinFin-portaal: https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register
Vraag 3: Wie moet de gegevens overmaken in het UBO-register?
Het is de taak van het bestuursorgaan en de wettelijke vertegenwoordigers aldaar om de registratie te doen in het UBO-register.
Daarnaast is het mogelijk om elektronisch via de toepassing:
een intern mandaat te geven
een extern mandaat te geven (bv. aan een consultant, boekhouder,…)
Praktisch gezien is het zo bv. perfect mogelijk dat een (correct gepubliceerde) bestuurder van de VZW de nodige formaliteiten vervult.
Vraag 4: Hoe werkt de online registratie?
Wij hebben het voor u samengevat in een filmpje:
Vraag 5: Deadline & sancties?
Bestaande VZW's moeten uiterlijk 30 september de registratie doen.
Let op: VZW's die zich niet in regel stellen kunnen gesanctioneerd worden.
Goed nieuws: de overheid heeft laten weten dat er tot 31.12.2019 nog geen sancties worden uitgeschreven.
Meer info?
Bestel hier ons boek! Daar worden ook de andere nieuwe regels voor VZW's uitgelegd.
